¿Alguna vez te has preguntado cómo ser más productiva o productivo con tu tiempo de forma eficaz? Muchas personas nos hemos hecho la misma pregunta, pues ocurre a menudo que te enfrentas a plazos de tiempo que se empalman con otras actividades y no puedes terminarlas en el plazo previsto, lo que genera demasiado estrés y frustración.
Aprender a optimizar nuestro tiempo puede marcar la diferencia incluso para nuestra salud personal. Pero cómo ¿identificar el problema? Para reconocerlo es necesario hacer un ejercicio de introspección y observar tanto los obstáculos externos (juntas, reuniones, etce), como las trampas mentales en las que solemos caer constantemente sin siquiera notarlo.
Al respecto, según un artículo de Psychology Today, hay al menos cuatro trampas mentales que ralentizan la productividad. Te las compartimos.
1. El error de planificación
Según la revista GQ, el error de planificación es la tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea determinada debido a escenarios mentales demasiado optimistas. Es decir, subestimar la cantidad de tiempo necesario para ciertas actividades significa no ser capaz de establecer plazos.
Además, estimar incorrectamente el tiempo necesario para realizar una tarea implica intentar conseguir más de lo que es posible en un día, un factor que acaba repercutiendo en la calidad de vida, pues te obliga a limitar cada vez más las horas que puedes dedicarte a ti mismo.
Una posible solución a este problema es hacer listas de pendientes con timeboxing, técnica que consiste en dividir el trabajo en tareas, cada una con sus propios objetivos, que deben realizarse en periodos de tiempo definidos y con una duración determinada.
2. Momentos de transición
Otra trampa mental que acaba con la productividad son esos momentos de transición de una actividad a otra donde te distraes con algún video, página o cosa sin terminar antes la que estabas iniciando. Estas acciones aparentemente “inocentes”, pueden hacerte perder hasta media hora de productividad.
Para solucionar este problema puedes aplicar la técnica de los 10 minutos, explica Psychology Today. Es decir, cuando sientas el impulso de mirar el celular en un momento de aburrimiento o distracción, debes decirte a ti mismo que esperes sólo 10 minutos. Esta estrategia es eficaz para hacer frente a todo tipo de distracciones potenciales.
3. El efecto urgencia
Otra trampa mental es la tendencia a perseguir la urgencia en lugar de la importancia. La gente tiende a dar prioridad a completar la tarea sencilla de cinco minutos en lugar del proyecto importante que tardará horas en completarse.
Para dar prioridad y solución a las tareas exigentes, puede ser útil planificar una sesión de trabajo sin distracciones e informar a otras personas que podrían distraerte que no estarás disponible durante un tiempo determinado. Esto también ayuda a limitar el sentimiento de culpa o ansiedad que se siente al no responder inmediatamente a los mensajes que puedes llegar a recibir que en ese momento no son importantes.
4. Culpabilidad por no tenerlo todo hecho
Por último, la cuarta trampa mental en la que se corre el riesgo de caer es el sentimiento de culpa o vergüenza que se suele sentir al darse cuenta de que no se ha sido productivo. Sin duda, el sentimiento de culpa resultante es un sentimiento tóxico que probablemente nos haga sentir aún peor y que, irónicamente, puede llevarnos a buscar aún más distracciones.
La solución en este caso es tenerte un poco autocompasión y aprender a asumir la responsabilidad de las propias acciones sin ceder a un sentimiento de vergüenza. Aprende a hablar contigo misma o contigo mismo para que tengas momentos de reflexión e identifiques tus puntos débiles para mejorarlos en un futuro porque este es un proceso que lleva tiempo aprender a sobrellevar.