Ofimática en la nube, adiós Office
Ya nos podemos ir olvidando de instalar Microsoft Office en nuestras computadoras (a menos que seas contable). La evolución de los programas de ofimática tradicionales (editor de textos, hoja de cálculo, presentaciones) han ido evolucionando lentamente, pocos cambios se le pueden hacer a lo que funciona y tiene un propósito específico. Lo último que le añadieron fue la colaboración de documentos, donde una persona inicia cualquier tipo de archivo y lo comparte con otras personas para editar o visualizar.
La colaboración en documentos tiene cosas muy valiosas, permite crear versiones de forma automática, con lo cual un documento que se crea en colaboración con una o más personas, fácilmente se puede revertir hasta antes de una o varias ediciones: por ejemplo yo inicio un documento y otra persona con quien compartí el archivo le añade una tabla que no me gusta o tiene datos erróneos, simplemente vuelvo a la edición anterior y no se pierde ninguna información, no tengo copias en la computadora (todo está en la nube) y fácilmente puedo distribuirlo a otras personas una vez terminado. Así, siempre me aseguro de tener el último documento actualizado, sin varias copias por ahí almacenadas.
Aparte de los documentos de texto tradicionales, se pueden usar hojas de cálculo muy complejas, es sabido que la mejor hoja de cálculo es la de Microsoft Office, Excel, aunque la competencia es muy buena. Está LibreOffice Calc, Numbers de Apple, Excel en la nube de Microsoft y Spreadsheets de Google Drive. Para la mayoría de usuarios que hace algunas fórmulas, gráficas y tablas es suficiente algo como Google Drive, pero cosas muy especializadas que sólo los contadores entienden, pues el clásico Excel. En el caso de las presentaciones ahí sin duda el mejor es Keynote de Apple, pero igual las versiones en la nube son muy competitivas, así que no debería ser un problema sustituirlo.
Durante años, las instalaciones de Microsoft Office son un dolor de cabeza para ambientes profesionales, más allá de la onerosa licencia de uso (es sabido que muchos programas informáticos son más caros para uso comercial que para uso personal), la mayoría de virus, troyanos informáticos y secuestro de datos desde una computadora, provienen de vulnerabilidades de estos programas. Es cierto que para que un programa se apodere de tu equipo es necesaria una acción de usuario, es decir, quien usa la computadora ejecuta algo específicamente para que suceda, algunas de las fortalezas de los programas (como los macros de Excel) se convierten en su principal debilidad, cuando el usuario desconoce el alcance.
Así que si utilizas macOS ni que decir que la mejor opción para ofimática viene gratuita en tu dispositivo: Keynote, Numbers y Pages, si usas Windows o Linux entonces la mejor opción es utilizar Google Drive u Office de Microsoft, pero si tu internet es inestable entonces el programa ideal será LibreOffice. En cualquiera de estos casos, son programas independientes que aún si se ven comprometidos por alguna vulnerabilidad, no afectarán sino su entorno, pero no a todo tu sistema operativo, además, no tienes que pagar algo adicional por utilizarlos.
Las versiones de ofimática en la nube cuentan además con otro tipo de documentos muy útiles ahora, como la creación y seguimiento de encuestas en línea/votaciones, donde creas una serie de preguntas y opciones para respuestas, compartes la liga para ser llenada, entonces puedes establecer que las respuestas automáticamente se vayan guardando en una hoja de cálculo, para su posterior análisis y/o explotación de los datos recabados. Además, cuentan con herramientas de dibujo para integrar en clases en línea y presentaciones.
Hoy pocas cosas no se pueden hacer en las versiones gratuitas, por lo que no hay una justificación para desembolsar por software de ofimática, a menos que sea por gusto.
Jorge Martínez Mauricio, twitter @toro